Новите изисквания дават възможност на учебните заведения, които организират пътувания на свои възпитаници, да осъществят удобно и бързо документалната част при заявяване на пътуването. Регламентирани са сроковете, в които образователните институции трябва да подават заявките за различните видове групови пътувания, както и сроковете, в които „Български държавни железници" ЕАД на свой ред трябва да предоставят обратна информация на съответното учебно заведение.
За улеснение на учебните заведения, „Български държавни железници" ЕАД въвеждат унифициран формуляр за заявка за групово пътуване. Този формуляр, както и пълното съдържание на новия регламент за организиране на групови пътувания, ще бъде качен и на официалния сайт на „Български държавни железници" ЕАД (www.bdz.bg).
В допълнение към това, националният железопътен превозвач е предприел и действия за подобряване на координацията между всички свои звена, които имат отношение към пътуването на организирани детски, ученически и студентски групи. По този начин „Български държавни железници" ЕАД ще подобрят комфорта и сигурността на децата и учащите. По-добрата вътрешна координация ще даде възможност и за навременна и адекватна реакция на железопътния превозвач при възникване на различни ситуации по време на пътуване на организирана група.
"Български държавни железници" ЕАД запазват преференциалните цени за пътуване на организирани групи от деца, ученици и студенти. Намалението, което ползват учебните заведения, е 75%, ако групата се състои от минимум десет учащи и един ръководител.