Важно за промените, които ще настъпят при трудовите книжки

На 26 септември 2023 г., Народното събрание прие промени на Кодекса на труда, с които окончателно бе направен преходът от хартиената трудова книжка към дигиталния й вариант, а именно – електронният трудов запис.

През 2014 г., отчитайки дигитализиращия се все повече свят, БСК за първи път в българското общество настоя за регламентиране на възможност за размяна на документи между работодател и работник/служител по електронен път, както и за замяна на хартиената трудова книжка, трудовото досие на работника и служителя и дневника за издадените трудови книжки с електронни.

Предимствата на електронния трудов запис са следните:

1. Минимизиране на негативните последици за работещите при загуба и унищожаване на трудовата книжка;

2. Липса на печати и подписи;

3. Намаляване на административната тежест за работодателите;

4. Повишаване нивото на контрол по спазване на трудовото законодателство, увеличаване броя на предоставяните електронни услуги, намаляване на дела на трудово-осигурителни измами и други.

Електронният трудов запис ще съдържа следните реквизити:

- имената на работника или служителя;

- личния идентификатор на работника или служителя;

-идентификатора и името на работодателя;

-основанието на трудовия договор;

-датата на сключване на трудовия договор и началото на неговото изпълнение;

-срока на договора, когато е уговорен такъв;

-датата на сключване на допълнителни споразумения;

-датата и основанието за прекратяване на трудовото правоотношение;

-размера на основното трудово възнаграждение;

-кода на заеманата длъжност по Националната класификация на професиите и длъжностите;

-кода на основната икономическа дейност, в която лицето е заето, съгласно Класификацията на икономическите дейности, утвърдена от Националния статистически институт;

-кода на населеното място на местоработата на работника или служителя по Единния класификатор на административно-териториалните и териториални единици;

-продължителността на работното време;

-продължителността на времето, което се признава за трудов стаж, както и на времето, което не се признава за трудов стаж;

-изплатено обезщетение при прекратяване на трудовото правоотношение на основание чл. 222, ал. 2 и 3;

-запорни съобщения, предвидени в чл. 512, ал. 5 от Гражданския процесуален кодекс;

-уговорения платен годишен отпуск;

дните използван платен годишен отпуск, полагащ се за годината на прекратяването на правоотношението.

Електронният трудов запис ще бъде част от новия регистър на заетостта и ще се поддържа от Националната агенция по приходите (НАП). Всяко лице  ще  може да прави справка за данните в собствения си единен трудов запис.

Важно за работодателите е, че ще имат право на информация за наети от тях работници и служители, въведена от предходни работодатели. Ограничение има по отношение на информацията за трудовите възнаграждения и получени обезщетения при предходните работодатели. Родителите, настойниците и попечителите на работници и служители, ненавършили 18 години, също имат право на достъп до съответния единен електронен трудов запис до навършване на 18 години на детето.

- Законът влиза в сила на 1 юни 2025 г. с някои изключения.

- В срок до 1 юни 2026 г. или при прекратяване на трудовото правоотношение в периода от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г. работодателите следва да оформят трудовите книжки, като с цифри и думи се записва продължителността на трудовия стаж към 1 юни 2025 г., подписва се от главния счетоводител и от работодателя.

- Ако след 1 юни 2025 г. трудовата книжка е изгубена или унищожена, съответната дирекция "Инспекция по труда“ издава нова и вписва данни за трудовия стаж, придобит преди 1 юни 2025 г. въз основа на писмено заявление-декларация на работника или служителя, към което се прилагат удостоверения от работодателите, при които е работил и други оригинални документи, съдържащи тези данни.

Промените в Кодекса на труда обхващат и държавните служители и служебната книжка.

Важно е да се отбележи, че всеки притежаващ хартиена трудова или служебна книжка следва да я запази и след окончателното преминаване към електронен трудов запис, тъй като тя запазва своето качество на официален удостоверителен документ.